Kultur og Fritid

WFP’s modul ”Lokalebooking” er udviklet specifikt til at understøtte foreningers, kommuners, borgeres og virksomheders behov i forbindelse med booking af lokaler, faciliteter og udstyr, holdtilmeldinger samt forenings- og tilskudsadministration.

Med WFP Lokalebooking sikrer I bedre udnyttelse af organisationens interne ressourcer. I opnår samtidig en administrativ effektivisering i forbindelse med modtagelse af data, sammenhæng og koordinering.

Med WFP kan kommunen og foreninger få et samlet overblik over aktiviteter samt særlige arrangementer i samtlige faciliteter via søgning og kalendervisning. Kommunen og foreninger kan dermed håndtere sæsonbookinger og fordeling af lokaler og tider, herunder synliggørelse af konflikter.

“I Helsingør Kommune bruger vores skoler og institutioner WFP til bookinger af kommunens faciliteter, og over 200 foreninger bruger WFP til sæsonplanlægning.”
Jannie Eismark, Projektkonsulent, Helsingør Kommune

Online booking og automatisk kommunikation

Med WFP kan foreninger og borgere booke og betale for faciliteter og udstyr online på selvvalgte hjemmesider med visning af fotos, beskrivelser og priser. WFP håndterer betaling via kreditkort, Mobilepay og fakturaer – og kan integreres med organisations økonomisystem, så afregning foretages automatisk.

Automatisk kommunikation
Når borgere eller foreninger booker online, får de automatisk en bookingbekræftelse, og der er mulighed for at sende påmindelser om bookinger via email eller sms.
Kommunens tekniske servicepersonale får også automatisk besked ved bookinger og eventuelle ændringer, og de kan bruge WFP til at lave lokalitetsopdelte arbejdsplaner.

Med WFP er det også muligt at sende beskeder om for eksempel kommende arrangementer via mails, breve (digital post) eller sms’er direkte til udvalgte systembrugere herunder målgrupper/kategorier i foreninger.

Digital fremmøderegistrering, integrationer og statistik

WFP håndterer fremmøderegistrering for brugere digitalt, for eksempel via chip eller touchskærme ved lokaler og haller.

Integrationer
WFP integrerer med CVR-registret, så I kan trække foreninger direkte ind i løsningen.
Integration til Tilskudsadministration, gør det hurtigt at håndtere hele tilskudsprocessen fra ansøgning, beregning, simulering og godkendelse af udbetaling samt integration direkte til økonomisystem

Statistik
WFP giver et unikt overblik over udnyttelsen af faciliteter og udstyr, og organisationen kan trække rapporter fordelt på brugertyper som foreninger og selvorganiserede samt historik for foreningers tilskudsansøgninger og tilskudstildelinger. Alle data kan eksporteres i forskellige formater.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware, der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer, at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale

WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til jeres kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling

Håndteringen af fysiske breve fra WFP er overtaget af den beskyttede produktionsvirksomhed Trepas, der beskæftiger borgere med udviklingsforstyrrelser eller handicap. ”Opgaven giver dem en identitet”, fortæller en teamleder hos Trepas.

I dag sender WFP alle kommunens breve til borgeren digitalt. Men hvis WFP registrerer, at borgeren har fravalgt digital post, starter en proces med at printe, pakke og sende et fysisk brev. Denne opgave har hidtil ligget hos Edora A/S, men i takt med at flere og flere systemer kobles på WFPs fjernprintløsning, har Edora A/S givet opgaven videre til Trepas, en beskyttet produktionsvirksomhed i Viborg.

Medarbejdernes selvværd vokser

Hos Trepas er medarbejderne borgere, som på grund af udviklingsforstyrrelser og/eller fysiske/psykiske handicaps er ude i stand til at indgå i almindelige arbejdssammenhænge. På trods af at Trepas er et socialt tilbud, konkurrerer de dog på almindelige markedsvilkår, og opgaven omkring breve har derfor skabt glæde hos Trepas. Flemming Bastrup, Teamleder i Trepas’ Produktionsafdeling, forklarer:

”Vi synes, det er en spændende opgave, som har mange delelementer, der passer godt til vores medarbejdere. Det gør, at vi kan give dem en varieret arbejdsplan, hvor vi tilpasser opgaverne til den enkeltes ressourcer.”

Ifølge Flemming Bastrup er mange af de medarbejderne, der arbejder hos Trepas, selv borgere der er fritaget for digital post. Så det er en opgave, de kan relatere til:

”Samtidig er det en opgave, som har betydning for mange mennesker, og derfor er den meningsfuld for vores medarbejdere. De føler, at der er brug for dem, hvilket giver dem en identitet, og derigennem vokser deres selvværd.”

Edoras direktør imponeret

Også hos Edora A/S er glæden over samarbejdet med Trepas stor. Fordi der i dag printes og pakkes i stadig større mængder, er det blevet en specialistopgave, og hvor andre leverandører på fjernprintmarkedet har flyttet deres produktion til udlandet, har det, ifølge administrerende direktør, Mads Hedegaard, været vigtigt for Edora A/S, at opgaven så vidt muligt forblev på danske hænder.

”Derfor er vi rigtig glade for, at vi har fundet et samarbejde, der er meningsfuldt både for os og for Trepas. Det er en del af vores mission om at være en social ansvarlig virksomhed.”

Han har selv været på besøg hos Trepas, hvor han blev imponeret over den professionalisme, han blev mødt med.

”Man fornemmer helt klart nogle medarbejdere, som brænder for at yde en god service, og som sætter en ære i at levere en høj kvalitet.” 

FAKTA OM TREPAS:

www.trepas.viborg.dk

Beskyttet produktionsvirksomhed i henhold til Servicelovens § 103 med 125 pladser.

Målsætning:

  • at give medarbejderne mulighed for at skabe produkter eller serviceydelser, som kan omsættes på markedsvilkår
  • at løse produktions- og serviceopgaver for virksomheder
  • at udvikle jobs med både kontinuitet og variation i opgavetype og sværhedsgrad