Jobcenter

Efter STAR åbnede for Skiftesporet, har Fredericia Kommune skiftet JobCenter Planner ud med WFP. Fordele som automatisk lokalebooking, bedre dataudtræk og en hurtigere vej til nyudvikling har været afgørende for valget. 

Med Skiftesporet må kommunerne udstille tilbud på jobnet.dk gennem andre systemer end Jobcenter Planner. Da Fredericia Kommune bruger WFP i forvejen, giver det ét system mindre i Jobcentret. Og ifølge Fredericia Kommunes faglige konsulent, Jesper Nissen,  løser WFP samtidig kommunens udfordringer omkring mødelokaler:

”Jobcenter Planner kan ikke håndtere booking af lokaler. Så hver gang en borger har booket et møde, har medarbejderne efterfølgende været inde og lede efter- og booke et ledigt mødelokale. Hvis der ikke har været et ledigt lokale, har medarbejderen været nødt til at kontakte borgeren og lave en ny aftale.”

Med Skiftesporet slipper kommunen helt for scenariet omkring mødelokaler, da WFP automatisk booker et ledigt mødelokale, når borgeren booker sit møde. Ledelsen i Fredericia Kommune forventer, at det vil øge medarbejdernes produktivitet, fordi de i stedet kan bruge tiden på at lave afrapportering lige efter mødet. Derved bliver der hurtigere styr på de opgaver, der er afledt af samtalerne.

Herre i eget hus

Med Skiftesporet kan kommunerne i langt højere grad styre hele selvbookingsdelen. I Fredericia forventer de at øge antallet af selvbookere, da de kan få flere målgrupper på, og da de får mulighed for at lægge tilbud op på de websider, hvor borgerne færdes – f.eks. på kommunens egen hjemmeside.

”Overordnet giver Skiftesporet os noget handlefrihed. Vi bliver herre i eget hus. Det betyder meget, at vi har en tæt kontakt til leverandøren af løsningen, hver gang vi har forslag til rettelser eller udvikling af noget funktionalitet,”
fortæller Jesper Nissen.

For at sikre en mere effektiv planlægning og styring af arbejdet i jobcenteret, har Fredericia Kommune i forbindelse med Skiftesporet, fået udviklet en række nye rapporter. Til eksempel hvilke on-line tilbud, der ikke har ledige tider pr. uge, og hvilke systemer de enkelte målgrupper bruger til booking. Jesper Nissen fortæller:

”I forhold til statistik har vi ikke kunnet trække særlig mange brugbare data fra JCP. Nu får vi mulighed for at påvirke de træk af data på produktivitet og ressourceforbrug, som vi skal bruge til planlægning og evaluering”.

Flere kommuner på Skiftesporet

Siden Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) i foråret annoncerede, at man åbnede for Skiftesporet, som tillader Jobcentrene at bruge andre systemer til ombooking og selvbooking, har Edora A/S arbejdet på højtryk for at tilpasse WFP.
I processen med Fredericia har Edora analyseret kommunens brugsmønstre i Jobcenter Planner, og samtidig haft et tæt testforløb med både STAR og Fredericia Kommune.

”Vi har været glade for et konstruktivt og effektivt samarbejde med Fredericia Kommune, hvor vi navnlig har drøftet deres behov for ledelsesinformation. Vi ser frem til, at de kommende kommuner på Skiftesporet får glæde af den indsats, som Fredericia har lagt i projektet,”
siger Mikkel Lou, leveranceansvarlig hos Edora A/S.

Edora A/S er i dialog med flere kommuner, som er interesserede i at komme på Skiftesporet.
Alle kommuner skal igennem den samme proces som Fredericia, hvor det kortlægges, hvordan de bruger Jobcenter Planner i forhold til WFP, og herefter skal løsningen testes sammen med kommunen.

STAR har åbnet for “Skiftesporet”, så kommunerne må bruge andre it-systemer end Jobcenter Planner til borgernes lovpligtige selvbooking på jobnet.dk
WFP er det første system, der matcher Jobcenter Planner, så kommunen kan nøjes med ét system til selvbooking og indkaldelser på beskæftigelsesområdet.

WFP kobler automatisk aftaler med ledige mødelokaler, sender automatisk kommunikation til borgeren og medarbejderne kan indkalde, flytte og aflyse flere borgere i én arbejdsgang. WFP giver samtidig optimal ledelsesinformation via rapporter om frister, ressourceforbrug, bookingkanal m.m.

Med WFP kan borgerne foretage selvbooking via jobnet.dk, borger.dk, kommunens hjemmeside og på den digitale reception. Og kommunen kan selv bestemme, hvilke tilbud der skal kunne bookes hvor. Kommunen kan for eksempel udstille tilbud om kurser på kommunens hjemmeside, hvor borgerne kan melde sig til online.

Med Skiftesporet forventer vi at øge antallet af selvbookere, da vi kan få flere målgrupper på, og fordi vi kan lægge tilbuddene op på de websider, hvor borgerne færdes.
Jesper Nissen, faglig konsulent, Fredericia Kommune

Læs mere om Skiftesporet – HER

Spar tid på indkaldelser

WFP effektiviserer indkaldelsen af borgere, fordi der anvendes skabeloner med blandt andet automatisk kommunikation (breve, e-mail og SMS’er), mødetype/-længde samt afrapporteringstid. Herefter er det blot at importere en række CPR-numre og så klarer WFP resten – helt automatisk.

”Selve indkaldelsen er hurtig, hvad enten jeg har 3 eller 15 borgere på én gang. (…) og der ikke kan ske fejl ved indkaldelse, i forhold til, når man tidligere selv skulle skrive dato og tid ind, kunne man komme til at skrive en forkert dato eller tid. Med WFP sættes det automatisk ind, og man undgår fejl.”
Manja Jensen, Jobcenter Esbjerg

Med WFP kan medarbejderen også indkalde borgerne til et prædefineret forløb af aftaler samt aflyse og flytte flere aftaler på én gang.

Automatisk kommunikation og digital fremmøderegistrering

Med WFP sender kommunen automatisk kommunikation til borgeren i form af breve (digtal post), email og sms. Kommunen vælger selv hvilke typer af kommunikation, borgeren skal modtage hvornår.
Borgeren kan for eksempel modtage en email-bekræftelse på sin booking og en sms-påmindelse inden aftalen, og borgeren får automatisk besked, hvis aftalen flyttes eller aflyses.
Kommunen definerer selv indholdet i kommunikationen, for eksempel hvilken type dokumentation borgeren skal medbringe til sin aftale.

Digital fremmøderegistrering
Når borgeren møder op til sin aftale, melder borgeren sin ankomst på den digitale reception ved at  scanne sit sygesikringsbevis eller en tilsendt QR-kode, og den digitale reception byder borgeren velkommen og anviser vejen til mødelokalet.  Samtidig får medarbejderen får automatisk besked om, at borgeren er ankommet via email eller sms.
Borgeren kan også bruge den digitale reception til at booke sin næste aftale med Jobcentret.

Statistik og integrationer

Med WFP får kommunen et fuldt værktøj til styring af ressourcerne på Jobcentret.  Ledelsen kan blandt andet trække rapporter om overholdelse af frister, en oversigt over online tilbud, der mangler ledige tider, og hvilke systemer og kanaler de enkelte målgrupper bruger til booking.

Integrationer
WFP har tovejs kalenderintegration, som sikrer, at kalendre for medarbejdere og mødelokaler altid er opdateret, så borgerne ikke kan booke aftaler i de tidsrum, hvor ressourcerne er utilgængelige.
WFP er integreret med DFDG og KOMBITs Serviceplatform – CPR registret, NemLog in og med fag- og administrationssystemer som Opera, Momentum, Fasit og Jobcenter Planner. WFP synkroniserer aftaler indkaldt via andre systemer, så kommunen undgår dubletaftaleri kalenderen. I WFP er der samtidig link direkte til sagen i fagsystemet fra kalenderaftalen i Outlook, og WFP sørger for, at dokumenter bliver journaliseret korrekt i kommunens fagsystem og ESDH-system.
Integrationen med KOMBIT Serviceplatform sikrer samtidig, at borgerne modtager digital post i det format, de ønsker.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale

WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til jeres kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling