Nyheder

10 kommuner har foreløbig valgt WFP som fjernprintleverandør, siden processen omkring udsendelse af Digital Post og fysiske breve (fjernprint) blev ændret i maj 2017.
Ændringen består i, at det nu er KOMBIT Serviceplatformens fjernprintløsning, og ikke kommunernes fjernprintleverandører, der tjekker, hvordan en besked skal sendes ud til borgeren.

WFP’s snitflade til KOMBIT Serviceplatformen sikrer, at alle KOMBIT’s løsninger kan håndtere fjernprint og Digital Post via WFP.
KOMBIT har startet ud med Bygnings- og Boligregistret (BBR). Herefter følger Ejendomsskat og Ejendomsbidrag (E&E), Kommunernes Ydelsessystem (KY) og Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD).

Som fjernprintleverandør samarbejder WFP med Trepas, en beskyttet produktionsvirksomhed i Viborg, der beskæftiger borgere med udviklingsforstyrrelser eller handicap. Medarbejderne hos Trepas står for at printe, pakke og sende de fysiske breve.

”De føler, at der er brug for dem, hvilket giver dem en identitet, og derigennem vokser deres selvværd.”
Teamleder hos Trepas

WFP har fået nyt logo.

Hvor det gamle logo viste en aftale mellem to mennesker, har WFP i dag udviklet sig til et system, der både holder styr på aftaler mellem mennesker, på faciliteter og på udstyr.
Og WFP bruges i høj grad på tværs af forvaltninger.

Kort sagt: WFP binder kommunen sammen.
Det er det, vi signalerer med det nye logo.

Der blev afholdt WFP-brugerforum den 19. september i Fredericia.

Her deltog otte kommuner, og emnerne var ændrings-ønsker, serviceløft af WFP og gennemgang af statistik-modulet.

Vi siger tak for en dejlig og inspirerende dag!

Tænk over placeringen af den digitale stander, lyder det fra Kommunikationsbureauet Operate, der er specialister i at designe gode serviceoplevelser.
Hvis standeren står lige op ad en medarbejder, vil de fleste have en tendens til at gå direkte hen til personen i stedet for.

Et andet råd fra Operate er, at man bør fokusere på hele brugerrejsen.  Det skal være en god oplevelse fra borgeren sidder derhjemme foran skærmen, og indtil mødet på kommunen er overstået.

Operate har lavet en undersøgelse om 1000 danskernes holdning til tidsbestilling.
I undersøgelsen svarer 70 procent, at de er positive overfor tidsbestilling i Borgerservice. Knap halvdelen forventer ligefrem, at det er en mulighed.

Læs hele undersøgelsen her

Med WFP forventer Faaborg-Midtfyn Kommune store besparelser og mulighed for at booke aftaler med helt nye målgrupper. Derfor rulles systemet ud i hele kommunen.

Faaborg-Midtfyn Kommune gik i maj 2017 i drift med WFP i deres Jobcenter. Det har i høj grad lettet administrationen af møder, fortæller Peter Bach Nielsen, Digitaliseringskonsulent i Faaborg-Midtfyn Kommune:

”Fordi borgeren nu kan booke direkte, slipper sagsbehandlerne for at lave en masse bookinger. Og hvor vi før ringede eller skrev til borgeren, hvis et møde blev aflyst eller flyttet, giver WFP nu automatisk besked til borgeren.”

WFP skal koordinere 25.000 møder

En af årsagerne til at Faaborg-Midtfyn valgte WFP, er systemets mulighed for at finde ledige lokaler.
I øjeblikket holder sagsbehandlerne borgersamtaler på deres eget kontor, men til november flytter Jobcentret. Herefter skal de cirka 100 medarbejdere deles om 20 mødelokaler, og den ville ifølge Peter Bach Nielsen bliver uoverskuelig:

”Det ville blive en kæmpe udfordring og kræve rigtig mange ressourcer at koordinere ledige mødelokaler for cirka 25.000 årlige borgersamtaler. Men det gør systemet for os.”

Faabrog-Midtfyn Kommune forventer samtidig en besparelse på to til tre medarbejdere i receptionen, fordi WFP kan guide borgeren til det rigtige mødelokale.

De andre områder vil også på

I Faaborg-Midtfyns styregruppe planlagde man fra starten at tage implementeringen i organisationen i etaper. Efter Jobcentret kommer turen til Borgerservice, og dernæst alkoholbehandlingen under Sundhed og Omsorg. Rygtet om de gode erfaringer med WFP, har dog, ifølge Peter Bach Nielsen, fået flere områder til selv at henvende sig til styregruppen:

”Blandt andet har Træning og Rehabilitering spurgt: ”Hvornår må vi komme på WFP, så vi kan bruge den smarte planlægning?” Det ser vi som et godt tegn på, at vi har forstået at bruge systemet rigtigt.”

Kontakt med nye målgrupper

Med borgeren i centrum er Faaborg-Midtfyn Kommune også i gang med at videretænke deres virtuelle alkoholbehandling i kombination med WFP; en tanke, der lægger sig op ad Sundhedsstyrelsens tanker om kvalitet i alkoholbehandlingen, som netop varetages af kommunerne. Peter Bach Nielsen forklarer:

”Med WFP får vi et værktøj, hvor borgerne anonymt kan booke et skype-møde med en alkoholbehandler. Det giver os en helt unik mulighed for at nå en målgruppe, vi ellers har svært ved at få kontakt med på den traditionelle måde.”

Faaborg Midtfyn Kommune udruller WFP indenfor deres alkoholbehandling i løbet af efteråret.

Efter STAR åbnede for Skiftesporet, har Fredericia Kommune skiftet JobCenter Planner ud med WFP. Fordele som automatisk lokalebooking, bedre dataudtræk og en hurtigere vej til nyudvikling har været afgørende for valget. 

Med Skiftesporet må kommunerne udstille tilbud på jobnet.dk gennem andre systemer end Jobcenter Planner. Da Fredericia Kommune bruger WFP i forvejen, giver det ét system mindre i Jobcentret. Og ifølge Fredericia Kommunes faglige konsulent, Jesper Nissen,  løser WFP samtidig kommunens udfordringer omkring mødelokaler:

”Jobcenter Planner kan ikke håndtere booking af lokaler. Så hver gang en borger har booket et møde, har medarbejderne efterfølgende været inde og lede efter- og booke et ledigt mødelokale. Hvis der ikke har været et ledigt lokale, har medarbejderen været nødt til at kontakte borgeren og lave en ny aftale.”

Med Skiftesporet slipper kommunen helt for scenariet omkring mødelokaler, da WFP automatisk booker et ledigt mødelokale, når borgeren booker sit møde. Ledelsen i Fredericia Kommune forventer, at det vil øge medarbejdernes produktivitet, fordi de i stedet kan bruge tiden på at lave afrapportering lige efter mødet. Derved bliver der hurtigere styr på de opgaver, der er afledt af samtalerne.

Herre i eget hus

Med Skiftesporet kan kommunerne i langt højere grad styre hele selvbookingsdelen. I Fredericia forventer de at øge antallet af selvbookere, da de kan få flere målgrupper på, og da de får mulighed for at lægge tilbud op på de websider, hvor borgerne færdes – f.eks. på kommunens egen hjemmeside.

”Overordnet giver Skiftesporet os noget handlefrihed. Vi bliver herre i eget hus. Det betyder meget, at vi har en tæt kontakt til leverandøren af løsningen, hver gang vi har forslag til rettelser eller udvikling af noget funktionalitet,”
fortæller Jesper Nissen.

For at sikre en mere effektiv planlægning og styring af arbejdet i jobcenteret, har Fredericia Kommune i forbindelse med Skiftesporet, fået udviklet en række nye rapporter. Til eksempel hvilke on-line tilbud, der ikke har ledige tider pr. uge, og hvilke systemer de enkelte målgrupper bruger til booking. Jesper Nissen fortæller:

”I forhold til statistik har vi ikke kunnet trække særlig mange brugbare data fra JCP. Nu får vi mulighed for at påvirke de træk af data på produktivitet og ressourceforbrug, som vi skal bruge til planlægning og evaluering”.

Flere kommuner på Skiftesporet

Siden Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) i foråret annoncerede, at man åbnede for Skiftesporet, som tillader Jobcentrene at bruge andre systemer til ombooking og selvbooking, har Edora A/S arbejdet på højtryk for at tilpasse WFP.
I processen med Fredericia har Edora analyseret kommunens brugsmønstre i Jobcenter Planner, og samtidig haft et tæt testforløb med både STAR og Fredericia Kommune.

”Vi har været glade for et konstruktivt og effektivt samarbejde med Fredericia Kommune, hvor vi navnlig har drøftet deres behov for ledelsesinformation. Vi ser frem til, at de kommende kommuner på Skiftesporet får glæde af den indsats, som Fredericia har lagt i projektet,”
siger Mikkel Lou, leveranceansvarlig hos Edora A/S.

Edora A/S er i dialog med flere kommuner, som er interesserede i at komme på Skiftesporet.
Alle kommuner skal igennem den samme proces som Fredericia, hvor det kortlægges, hvordan de bruger Jobcenter Planner i forhold til WFP, og herefter skal løsningen testes sammen med kommunen.

Håndteringen af fysiske breve fra WFP er overtaget af den beskyttede produktionsvirksomhed Trepas, der beskæftiger borgere med udviklingsforstyrrelser eller handicap. ”Opgaven giver dem en identitet”, fortæller en teamleder hos Trepas.

I dag sender WFP alle kommunens breve til borgeren digitalt. Men hvis WFP registrerer, at borgeren har fravalgt digital post, starter en proces med at printe, pakke og sende et fysisk brev. Denne opgave har hidtil ligget hos Edora A/S, men i takt med at flere og flere systemer kobles på WFPs fjernprintløsning, har Edora A/S givet opgaven videre til Trepas, en beskyttet produktionsvirksomhed i Viborg.

Medarbejdernes selvværd vokser

Hos Trepas er medarbejderne borgere, som på grund af udviklingsforstyrrelser og/eller fysiske/psykiske handicaps er ude i stand til at indgå i almindelige arbejdssammenhænge. På trods af at Trepas er et socialt tilbud, konkurrerer de dog på almindelige markedsvilkår, og opgaven omkring breve har derfor skabt glæde hos Trepas. Flemming Bastrup, Teamleder i Trepas’ Produktionsafdeling, forklarer:

”Vi synes, det er en spændende opgave, som har mange delelementer, der passer godt til vores medarbejdere. Det gør, at vi kan give dem en varieret arbejdsplan, hvor vi tilpasser opgaverne til den enkeltes ressourcer.”

Ifølge Flemming Bastrup er mange af de medarbejderne, der arbejder hos Trepas, selv borgere der er fritaget for digital post. Så det er en opgave, de kan relatere til:

”Samtidig er det en opgave, som har betydning for mange mennesker, og derfor er den meningsfuld for vores medarbejdere. De føler, at der er brug for dem, hvilket giver dem en identitet, og derigennem vokser deres selvværd.”

Edoras direktør imponeret

Også hos Edora A/S er glæden over samarbejdet med Trepas stor. Fordi der i dag printes og pakkes i stadig større mængder, er det blevet en specialistopgave, og hvor andre leverandører på fjernprintmarkedet har flyttet deres produktion til udlandet, har det, ifølge administrerende direktør, Mads Hedegaard, været vigtigt for Edora A/S, at opgaven så vidt muligt forblev på danske hænder.

”Derfor er vi rigtig glade for, at vi har fundet et samarbejde, der er meningsfuldt både for os og for Trepas. Det er en del af vores mission om at være en social ansvarlig virksomhed.”

Han har selv været på besøg hos Trepas, hvor han blev imponeret over den professionalisme, han blev mødt med.

”Man fornemmer helt klart nogle medarbejdere, som brænder for at yde en god service, og som sætter en ære i at levere en høj kvalitet.” 

FAKTA OM TREPAS:

www.trepas.viborg.dk

Beskyttet produktionsvirksomhed i henhold til Servicelovens § 103 med 125 pladser.

Målsætning:

  • at give medarbejderne mulighed for at skabe produkter eller serviceydelser, som kan omsættes på markedsvilkår
  • at løse produktions- og serviceopgaver for virksomheder
  • at udvikle jobs med både kontinuitet og variation i opgavetype og sværhedsgrad

Grønt IDÉcenter i Gladsaxe Kommune giver inspiration og vejledning til miljørigtige handlinger i hverdagen.
Her kan man låne alt fra naturkufferter og mosterier til fugtmålere og klimapistoler.

Centret har tidligere håndteret alle bookinger pr. mail eller telefon, men fremover kan borgere og institutioner dog selv booke udstyret på centrets hjemmeside via WFP.

Grønt IDÉcenter forventer at spare tid på administration, og at flere borgere vil dukke op til deres aftale, fordi WFP sender sms-påmindelser.

Da Helsingør Kommune skulle finde et system til styring af kommunens faciliteter på kultur- og fritidsområdet, faldt de over WFP.

På det tidspunkt blev WFP brugt til at booke aftaler mellem borgere og kommunale medarbejdere og til booking af mødelokaler.

Men Helsingør Kommune så sammen med Edora A/S potentialet i at udvikle løsningen til også at omfatte behovene på kultur- og fritidsområdet.

Udviklingsprojekt gav pote

Det blev starten på et udviklingsprojekt, som sidenhen også har fået følgeskab af Hillerød og Hørsholm Kommune. Resultatet af projektet er, at WFP i dag understøtter foreningers, kommuners, borgeres og virksomheders behov i forbindelse med booking af lokaler, faciliteter og udstyr, holdtilmeldinger samt forenings- og tilskudsadministration.
Og blandt andet Helsingør Kommune har rullet WFP ud i stor stil:

“I Helsingør Kommune bruger vores skoler og institutioner WFP til bookinger af kommunens faciliteter, og over 200 foreninger bruger WFP til sæsonplanlægning,”

fortæller Jannie Eismark, Projektkonsulent i Helsingør Kommune.

WFP kan bruges mange steder

I Helsngør Kommune vil man snart indføre booking via WFP til private borgere, så de kan booke og betale for eksempelvis sportsbaner i ydertiderne. Dermed får kommunen deres faciliteter fuldt ud. Og ifølge Jannie Eismark, kan der på sigt blive tale om endnu flere tiltag:

“WFP er så fleksibelt, at det kan bruges mange forskellige steder. Både som styringsværktøj til faciliteter, aftaler mellem mennesker og booking af udstyr som for eksempel biler.”

Vordingborg Kommune gik 1. september live med WFP i deres borgerservice i Vordingborg, Præstø og Stege.
Miljø- og Teknik-forvaltningen implementeres i midten af september, og kommunen har også planer om, at WFP skal anvendes i Beskæftigelsesforvaltningen.