Alt om WFP

WFP er den komplette booking- og planlægningsløsning, der kombinerer elektronisk tidsbestilling, digital check in og automatisk kommunikation mellem kommune og borger.

WFP kan bruges i alle kommunens forvaltninger, hvor borgere kan booke aftaler med en sagsbehandler, en tid i Borgerservice eller en sportsbane. Medarbejdere kan med WFP indkalde borgere og kolleger til aftaler, få overblik over fremmødte borgere og koordinere borgerforløb på tværs af forvaltninger.
WFP har integration til kommunens kalendre og fagsystemer, og WFP giver kommunen et nøjagtigt overblik over forbruget af ressourcer.

“Vi har valgt WFP, ud fra et ønske om at tilbyde borgerne en effektiv og serviceorienteret behandling.”
Frank Josephsen, Kontorchef, Esbjerg Kommune

Selvbooking og mødeindkaldelse

Med WFP kan kommunen håndtere ekspedition af borgerne effektivt og med høj service. I stedet for at trække et nummer og stå i kø, booker borgeren via WFP en aftale på et fast tidspunkt, hvor kommunen har ledig tid. Det udjævner henvendelserne og nedbringer lange ventetider. Borgere kan booke via websider og på den digitale reception.

“Det er vores mål, at borgerne skal bruge WFP alle de steder, hvor de kan booke en tid hos kommunen. For når systemet er genkendeligt for borgerne, får de samtidig en bedre oplevelse.”
Therese Monrad, Digitaliseringkonsulent, Gladsaxe Kommune

Effektiv mødeindkaldelse
Med WFP sparer medarbejderne mange klik, da der både er skabeloner til faste reservationsmønstre og mulighed for at indkalde flere borgere i samme arbejdsgang. Derudover kan flere aftaler flyttes eller aflyses på samme tid.

Automatisk kommunikation og digital fremmøderegistrering

WFP fletter automatisk information om aftaler ind i breve, e-mails og SMS’er. Det sparer medarbejderne for indtastninger, når de indkalder og sikrer en ensrettet borger-kommunikation for alle forvaltninger.
Bookingbekræftelser og SMS-påmindelser øger samtidig borgernes fremmøde.

Digital fremmøderegistrering
Borgeren registrerer, at de er mødt op til deres aftale via den digitale fremmødestander. Kommunen har mulighed for individuelle beskeder til borgerne om deres aftale direkte på standeren.
Medarbejdere har hele tiden overblik over, hvilke borgere, der er mødt op og kan få automatisk besked via email eller sms.

Statistik, integrationer og hardware

WFP giver ledelsen et unikt overblik over forvaltningens ressourceforbrug for eksempel hvor lang tid opgaverne tager, antal udeblivelser, overholdelse af frister og udnyttelsesgraden af lokaler.

Integrationer
WFP sørger for, at aftaler oprettet i WFP eller andre systemer bliver synkroniseret med brugernes egne kalendere f.eks. Outlook – og omvendt.
WFP er integreret med fagsystemer, som Opera, Momentum og Fasit, og har integration til DFDG, KOMBIT Serviceplatform, NemLog-in, TAS og Digital Post.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware, der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer, at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale
WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til den enkelte kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling

WFP’s modul ”Lokalebooking” er udviklet specifikt til at understøtte foreningers, kommuners, borgeres og virksomheders behov i forbindelse med booking af lokaler, faciliteter og udstyr, holdtilmeldinger samt forenings- og tilskudsadministration.

Med WFP Lokalebooking sikrer I bedre udnyttelse af organisationens interne ressourcer. I opnår samtidig en administrativ effektivisering i forbindelse med modtagelse af data, sammenhæng og koordinering.

Med WFP kan kommunen og foreninger få et samlet overblik over aktiviteter samt særlige arrangementer i samtlige faciliteter via søgning og kalendervisning. Kommunen og foreninger kan dermed håndtere sæsonbookinger og fordeling af lokaler og tider, herunder synliggørelse af konflikter.

“I Helsingør Kommune bruger vores skoler og institutioner WFP til bookinger af kommunens faciliteter, og over 200 foreninger bruger WFP til sæsonplanlægning.”
Jannie Eismark, Projektkonsulent, Helsingør Kommune

Online booking og automatisk kommunikation

Med WFP kan foreninger og borgere booke og betale for faciliteter og udstyr online på selvvalgte hjemmesider med visning af fotos, beskrivelser og priser. WFP håndterer betaling via kreditkort, Mobilepay og fakturaer – og kan integreres med organisations økonomisystem, så afregning foretages automatisk.

Automatisk kommunikation
Når borgere eller foreninger booker online, får de automatisk en bookingbekræftelse, og der er mulighed for at sende påmindelser om bookinger via email eller sms.
Kommunens tekniske servicepersonale får også automatisk besked ved bookinger og eventuelle ændringer, og de kan bruge WFP til at lave lokalitetsopdelte arbejdsplaner.

Med WFP er det også muligt at sende beskeder om for eksempel kommende arrangementer via mails, breve (digital post) eller sms’er direkte til udvalgte systembrugere herunder målgrupper/kategorier i foreninger.

Digital fremmøderegistrering, integrationer og statistik

WFP håndterer fremmøderegistrering for brugere digitalt, for eksempel via chip eller touchskærme ved lokaler og haller.

Integrationer
WFP integrerer med CVR-registret, så I kan trække foreninger direkte ind i løsningen.
Integration til Tilskudsadministration, gør det hurtigt at håndtere hele tilskudsprocessen fra ansøgning, beregning, simulering og godkendelse af udbetaling samt integration direkte til økonomisystem

Statistik
WFP giver et unikt overblik over udnyttelsen af faciliteter og udstyr, og organisationen kan trække rapporter fordelt på brugertyper som foreninger og selvorganiserede samt historik for foreningers tilskudsansøgninger og tilskudstildelinger. Alle data kan eksporteres i forskellige formater.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware, der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer, at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale

WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til jeres kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling

Med WFP får kommunen et optimalt værktøj til digital selvbetjening og ekspedition i Borgerservice.
I stedet for at trække et nummer og stå i kø, booker borgeren via WFP en aftale på et fast tidspunkt, hvor Borgerservice har ledig tid. Det udjævner henvendelserne over dagen og nedbringer lange ventetider.
Borgeren kan booke aftaler via websider som borger.dk og kommunens hjemmeside og på den digitale reception.

“Det gør en stor forskel for de borgere, der har travlt, at man kender sin tid, og at man er hurtigt inde og ude igen. På den måde bliver der også bedre tid til at vejlede de borgere, der har brug for mere hjælp.”
Therese Monrad, Digitaliseringskonsulent, Gladsaxe Kommune.

Med WFP har kommunen fuld styring over booking af medarbejderressourcer. Kommunen definerer på forhånd, hvor lang tid en standardekspedition tager, og kan for eksempel samle ekspeditioner, der kræver en specialist på bestemte tidspunkter af dagen eller ugen. Kommunen kan også differentiere hvilke typer aftaler, der kan bookes på kommunens hjemmeside og på den digitale reception på Borgerservicecentret.
Kommunens medarbejderne kan desuden med samtykke booke aftaler i WFP på vegne af borgeren. Det giver for eksempel mulighed for at hjælpe borgere over telefonen.

Automatisk kommunikation og digital fremmøderegistrering

Med WFP kan kommunen sende automatisk kommunikation til borgeren i form af breve (digtal post), email og sms. Kommunen vælger selv hvilke typer af kommunikation, borgeren skal modtage hvornår. Borgeren kan for eksempel modtage en email-bekræftelse på sin booking og en sms-påmindelse inden aftalen. Kommunen definerer selv indholdet i kommunikationen, for eksempel hvilken type dokumentation borgeren skal medbringe til sin aftale.

Digitalt fremmøde
Når borgeren møder op til sin aftale, melder borgeren sin ankomst på den digitale reception ved at scanne sit sygesikringsbevis eller en tilsendt QR-kode. Kommunen kan selv vælge hvilke beskeder, borgeren skal se på skærmen, for eksempel vejen til venteområdet.
Borgere, der ikke har en aftale i forvejen, vil få vist dagens ledige tider, og kan herfra vælge, hvornår de vil ekspederes.

I WFP har medarbejderne fuldt overblik over dagens aftaler, og hvilke borgere, der er mødt op samt deres ventetid. Medarbejdere i back end kan oveni få en email eller sms, om at borgeren er mødt op. Ledelsen har samtidig hele tiden overblik over ressourceforbruget, så bemandingen kan styres.
Medarbejderne kan i WFP se, hvilke borgere der har booket aftalen hjemmefra og fra den digitale reception, og borgerne får forskellige ekspeditionsnumre. Det giver kommunen mulighed for at arbejde med bestemte servicemål for selvbooking.
Med WFP kan kommunen også styre ekspeditionsflowet omkring lukketid, da WFP både giver mulighed give borgere en ledig tid eller afvise dem.

Statistik og integrationer

Med WFP får kommunen et fuldt værktøj til ressourcestyring.  Ledelsen kan trække rapporter som antal ekspeditioner og varigheden på de enkelte aftaler, om bookinger er foretaget via web eller den digitale reception samt oplysniger om borgerens bopælskommune.

Integrationer
Synkronisering til og fra Outlook sikrer, at borgerne ikke kan booke aftaler i de tidsrum, hvor medarbejderne er utilgængelige.
WFP integrerer blandt andet med NemLog-in og CPR registeret via KOMBIT serviceplatform, som samtidig sikrer, at borgerne modtager digital post i det format, de ønsker. WFP har også et API, som kan bruges til at integrere med eksterne leverandører.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale

WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til jeres kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling.

STAR har åbnet for “Skiftesporet”, så kommunerne må bruge andre it-systemer end Jobcenter Planner til borgernes lovpligtige selvbooking på jobnet.dk
WFP er det første system, der matcher Jobcenter Planner, så kommunen kan nøjes med ét system til selvbooking og indkaldelser på beskæftigelsesområdet.

WFP kobler automatisk aftaler med ledige mødelokaler, sender automatisk kommunikation til borgeren og medarbejderne kan indkalde, flytte og aflyse flere borgere i én arbejdsgang. WFP giver samtidig optimal ledelsesinformation via rapporter om frister, ressourceforbrug, bookingkanal m.m.

Med WFP kan borgerne foretage selvbooking via jobnet.dk, borger.dk, kommunens hjemmeside og på den digitale reception. Og kommunen kan selv bestemme, hvilke tilbud der skal kunne bookes hvor. Kommunen kan for eksempel udstille tilbud om kurser på kommunens hjemmeside, hvor borgerne kan melde sig til online.

Med Skiftesporet forventer vi at øge antallet af selvbookere, da vi kan få flere målgrupper på, og fordi vi kan lægge tilbuddene op på de websider, hvor borgerne færdes.
Jesper Nissen, faglig konsulent, Fredericia Kommune

Læs mere om Skiftesporet – HER

Spar tid på indkaldelser

WFP effektiviserer indkaldelsen af borgere, fordi der anvendes skabeloner med blandt andet automatisk kommunikation (breve, e-mail og SMS’er), mødetype/-længde samt afrapporteringstid. Herefter er det blot at importere en række CPR-numre og så klarer WFP resten – helt automatisk.

”Selve indkaldelsen er hurtig, hvad enten jeg har 3 eller 15 borgere på én gang. (…) og der ikke kan ske fejl ved indkaldelse, i forhold til, når man tidligere selv skulle skrive dato og tid ind, kunne man komme til at skrive en forkert dato eller tid. Med WFP sættes det automatisk ind, og man undgår fejl.”
Manja Jensen, Jobcenter Esbjerg

Med WFP kan medarbejderen også indkalde borgerne til et prædefineret forløb af aftaler samt aflyse og flytte flere aftaler på én gang.

Automatisk kommunikation og digital fremmøderegistrering

Med WFP sender kommunen automatisk kommunikation til borgeren i form af breve (digtal post), email og sms. Kommunen vælger selv hvilke typer af kommunikation, borgeren skal modtage hvornår.
Borgeren kan for eksempel modtage en email-bekræftelse på sin booking og en sms-påmindelse inden aftalen, og borgeren får automatisk besked, hvis aftalen flyttes eller aflyses.
Kommunen definerer selv indholdet i kommunikationen, for eksempel hvilken type dokumentation borgeren skal medbringe til sin aftale.

Digital fremmøderegistrering
Når borgeren møder op til sin aftale, melder borgeren sin ankomst på den digitale reception ved at  scanne sit sygesikringsbevis eller en tilsendt QR-kode, og den digitale reception byder borgeren velkommen og anviser vejen til mødelokalet.  Samtidig får medarbejderen får automatisk besked om, at borgeren er ankommet via email eller sms.
Borgeren kan også bruge den digitale reception til at booke sin næste aftale med Jobcentret.

Statistik og integrationer

Med WFP får kommunen et fuldt værktøj til styring af ressourcerne på Jobcentret.  Ledelsen kan blandt andet trække rapporter om overholdelse af frister, en oversigt over online tilbud, der mangler ledige tider, og hvilke systemer og kanaler de enkelte målgrupper bruger til booking.

Integrationer
WFP har tovejs kalenderintegration, som sikrer, at kalendre for medarbejdere og mødelokaler altid er opdateret, så borgerne ikke kan booke aftaler i de tidsrum, hvor ressourcerne er utilgængelige.
WFP er integreret med DFDG og KOMBITs Serviceplatform – CPR registret, NemLog in og med fag- og administrationssystemer som Opera, Momentum, Fasit og Jobcenter Planner. WFP synkroniserer aftaler indkaldt via andre systemer, så kommunen undgår dubletaftaleri kalenderen. I WFP er der samtidig link direkte til sagen i fagsystemet fra kalenderaftalen i Outlook, og WFP sørger for, at dokumenter bliver journaliseret korrekt i kommunens fagsystem og ESDH-system.
Integrationen med KOMBIT Serviceplatform sikrer samtidig, at borgerne modtager digital post i det format, de ønsker.

Hardware
WFP har et partnerskab omkring hardware der inkluderer digital reception, infoskærm og møderumsskilte, som sikrer at borgerens servicerejse bliver optimal fra start til slut.

Moduler og SKI aftale

WFP er en modulbaseret løsning, som opsættes og konfigureres fleksibelt i forhold til jeres kommunes behov.
Alle WFP’s produkter og ydelser leveres på en lang række SKI aftaler f.eks. SKI 02.19 – ASP/CLOUD, hvor alt software kan fås med direkte tildeling

Gladsaxe Kommune bruger WFP i flere forvaltninger i mange forskellige sammenhænge. Det er kommunens mål at bruge WFP alle de steder, hvor borgerne kan booke en tid hos kommunen.

I Gladsaxe Kommune har Borgerservice i flere år kørt med digital tidsbestilling. Her kan borgerne bestille tid til pas, kørekort, hjælp til pension og en lang række andre tilbud på kommunens hjemmeside eller på den digitale reception.
Therese Monrad, Digitaliseringskonsulent i Gladsaxe Kommune fortæller:

”Det gør en stor forskel for de borgere, der har travlt, at man kender sin tid, og at man er hurtigt inde og ude igen. På den måde bliver der også bedre tid til at vejlede de borgere, der har brug for mere hjælp.”

Book giftefogeden online

I Jobcentret bruger borgerne WFP’s digitale reception til at melde deres ankomst til de aftaler, de selv har booket via jobnet.dk, og de aftaler borgerne er indkaldt til via kommunens sagsbehandlingssystem. Medarbejderne kan på den måde få overblik over dagens aftaler og blive adviseret, når en borger møder op.

I Gladsaxe kan borgerne også booke en tid hos en giftefoged, eller en Borgerrådgiver, der kan agere mediator mellem borger og kommune for at sikre en konstruktiv dialog.

Booker aftaler med skolelærere

Gladsaxes Familie- og Ungecenter tilbyder hjælp til familier og unge, som oplever at være havnet i problemer, de selv har svært ved at løse. Her bruger medarbejderne WFP til at booke forløb med familierne og samarbejdspartnere for eksempel skolelærere.

På grund af WFP’s bookingbekræftelser og SMS-påmindelser, møder flere familier nu op til deres aftaler i Familie- og Ungecentret. Og hvor medarbejderne før brugte lang tid på at tjekke, om borgeren var ankommet, får de med WFP automatisk besked via email.

Gladsaxe Kommune bruger også WFP i sager om aktindsigt, da det er nemt at få overblik over hvilke møder, borgeren har haft med kommunen, og hvilken kommunikation borgeren har modtaget.

WFP i brug alle steder

Gladsaxe Kommune har senest indført WFP i Grønt IDÉcenter, som vejleder borgerne i miljørigtige handlinger.
Via WFP kan borgerne nu booke udstyr som fugtmålere og klimapistoler på kommunens hjemmeside. Og Gladsaxe fokuserer på genkendeligheden ved ét system, når man som borger skal booke tid hos kommunen.

Digitaliseringkonsulent, Therese Monrad, forklarer:

Vi har stor fokus på ”Én indgang til kommunen” – det skal være let for borgerne at komme i kontakt med kommunen lige meget hvilke forvaltning deres sag bliver behandlet i.”

Næste skridt er udlån af hjælpemidler fra kommunens hjælpemiddelcentral, og derefter skal WFP indføres i Gladsaxe Kommunes Ungeenhed, som giver råd og vejledning til unge under 30 år, der ikke er har et arbejde og en uddannelse. Her vil medarbejderne bruge WFP til at booke møder med de unge, og afdelingen har en forventning om, at WFP’s SMS-påmindelser vil gøre en stor forskel i antallet af unge, der dukker op til deres aftale.