Cases

Med WFP forventer Faaborg-Midtfyn Kommune store besparelser og mulighed for at booke aftaler med helt nye målgrupper. Derfor rulles systemet ud i hele kommunen.

Faaborg-Midtfyn Kommune gik i maj 2017 i drift med WFP i deres Jobcenter. Det har i høj grad lettet administrationen af møder, fortæller Peter Bach Nielsen, Digitaliseringskonsulent i Faaborg-Midtfyn Kommune:

”Fordi borgeren nu kan booke direkte, slipper sagsbehandlerne for at lave en masse bookinger. Og hvor vi før ringede eller skrev til borgeren, hvis et møde blev aflyst eller flyttet, giver WFP nu automatisk besked til borgeren.”

WFP skal koordinere 25.000 møder

En af årsagerne til at Faaborg-Midtfyn valgte WFP, er systemets mulighed for at finde ledige lokaler.
I øjeblikket holder sagsbehandlerne borgersamtaler på deres eget kontor, men til november flytter Jobcentret. Herefter skal de cirka 100 medarbejdere deles om 20 mødelokaler, og den ville ifølge Peter Bach Nielsen bliver uoverskuelig:

”Det ville blive en kæmpe udfordring og kræve rigtig mange ressourcer at koordinere ledige mødelokaler for cirka 25.000 årlige borgersamtaler. Men det gør systemet for os.”

Faabrog-Midtfyn Kommune forventer samtidig en besparelse på to til tre medarbejdere i receptionen, fordi WFP kan guide borgeren til det rigtige mødelokale.

De andre områder vil også på

I Faaborg-Midtfyns styregruppe planlagde man fra starten at tage implementeringen i organisationen i etaper. Efter Jobcentret kommer turen til Borgerservice, og dernæst alkoholbehandlingen under Sundhed og Omsorg. Rygtet om de gode erfaringer med WFP, har dog, ifølge Peter Bach Nielsen, fået flere områder til selv at henvende sig til styregruppen:

”Blandt andet har Træning og Rehabilitering spurgt: ”Hvornår må vi komme på WFP, så vi kan bruge den smarte planlægning?” Det ser vi som et godt tegn på, at vi har forstået at bruge systemet rigtigt.”

Kontakt med nye målgrupper

Med borgeren i centrum er Faaborg-Midtfyn Kommune også i gang med at videretænke deres virtuelle alkoholbehandling i kombination med WFP; en tanke, der lægger sig op ad Sundhedsstyrelsens tanker om kvalitet i alkoholbehandlingen, som netop varetages af kommunerne. Peter Bach Nielsen forklarer:

”Med WFP får vi et værktøj, hvor borgerne anonymt kan booke et skype-møde med en alkoholbehandler. Det giver os en helt unik mulighed for at nå en målgruppe, vi ellers har svært ved at få kontakt med på den traditionelle måde.”

Faaborg Midtfyn Kommune udruller WFP indenfor deres alkoholbehandling i løbet af efteråret.

Efter STAR åbnede for Skiftesporet, har Fredericia Kommune skiftet JobCenter Planner ud med WFP. Fordele som automatisk lokalebooking, bedre dataudtræk og en hurtigere vej til nyudvikling har været afgørende for valget. 

Med Skiftesporet må kommunerne udstille tilbud på jobnet.dk gennem andre systemer end Jobcenter Planner. Da Fredericia Kommune bruger WFP i forvejen, giver det ét system mindre i Jobcentret. Og ifølge Fredericia Kommunes faglige konsulent, Jesper Nissen,  løser WFP samtidig kommunens udfordringer omkring mødelokaler:

”Jobcenter Planner kan ikke håndtere booking af lokaler. Så hver gang en borger har booket et møde, har medarbejderne efterfølgende været inde og lede efter- og booke et ledigt mødelokale. Hvis der ikke har været et ledigt lokale, har medarbejderen været nødt til at kontakte borgeren og lave en ny aftale.”

Med Skiftesporet slipper kommunen helt for scenariet omkring mødelokaler, da WFP automatisk booker et ledigt mødelokale, når borgeren booker sit møde. Ledelsen i Fredericia Kommune forventer, at det vil øge medarbejdernes produktivitet, fordi de i stedet kan bruge tiden på at lave afrapportering lige efter mødet. Derved bliver der hurtigere styr på de opgaver, der er afledt af samtalerne.

Herre i eget hus

Med Skiftesporet kan kommunerne i langt højere grad styre hele selvbookingsdelen. I Fredericia forventer de at øge antallet af selvbookere, da de kan få flere målgrupper på, og da de får mulighed for at lægge tilbud op på de websider, hvor borgerne færdes – f.eks. på kommunens egen hjemmeside.

”Overordnet giver Skiftesporet os noget handlefrihed. Vi bliver herre i eget hus. Det betyder meget, at vi har en tæt kontakt til leverandøren af løsningen, hver gang vi har forslag til rettelser eller udvikling af noget funktionalitet,”
fortæller Jesper Nissen.

For at sikre en mere effektiv planlægning og styring af arbejdet i jobcenteret, har Fredericia Kommune i forbindelse med Skiftesporet, fået udviklet en række nye rapporter. Til eksempel hvilke on-line tilbud, der ikke har ledige tider pr. uge, og hvilke systemer de enkelte målgrupper bruger til booking. Jesper Nissen fortæller:

”I forhold til statistik har vi ikke kunnet trække særlig mange brugbare data fra JCP. Nu får vi mulighed for at påvirke de træk af data på produktivitet og ressourceforbrug, som vi skal bruge til planlægning og evaluering”.

Flere kommuner på Skiftesporet

Siden Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) i foråret annoncerede, at man åbnede for Skiftesporet, som tillader Jobcentrene at bruge andre systemer til ombooking og selvbooking, har Edora A/S arbejdet på højtryk for at tilpasse WFP.
I processen med Fredericia har Edora analyseret kommunens brugsmønstre i Jobcenter Planner, og samtidig haft et tæt testforløb med både STAR og Fredericia Kommune.

”Vi har været glade for et konstruktivt og effektivt samarbejde med Fredericia Kommune, hvor vi navnlig har drøftet deres behov for ledelsesinformation. Vi ser frem til, at de kommende kommuner på Skiftesporet får glæde af den indsats, som Fredericia har lagt i projektet,”
siger Mikkel Lou, leveranceansvarlig hos Edora A/S.

Edora A/S er i dialog med flere kommuner, som er interesserede i at komme på Skiftesporet.
Alle kommuner skal igennem den samme proces som Fredericia, hvor det kortlægges, hvordan de bruger Jobcenter Planner i forhold til WFP, og herefter skal løsningen testes sammen med kommunen.

Da Helsingør Kommune skulle finde et system til styring af kommunens faciliteter på kultur- og fritidsområdet, faldt de over WFP.

På det tidspunkt blev WFP brugt til at booke aftaler mellem borgere og kommunale medarbejdere og til booking af mødelokaler.

Men Helsingør Kommune så sammen med Edora A/S potentialet i at udvikle løsningen til også at omfatte behovene på kultur- og fritidsområdet.

Udviklingsprojekt gav pote

Det blev starten på et udviklingsprojekt, som sidenhen også har fået følgeskab af Hillerød og Hørsholm Kommune. Resultatet af projektet er, at WFP i dag understøtter foreningers, kommuners, borgeres og virksomheders behov i forbindelse med booking af lokaler, faciliteter og udstyr, holdtilmeldinger samt forenings- og tilskudsadministration.
Og blandt andet Helsingør Kommune har rullet WFP ud i stor stil:

“I Helsingør Kommune bruger vores skoler og institutioner WFP til bookinger af kommunens faciliteter, og over 200 foreninger bruger WFP til sæsonplanlægning,”

fortæller Jannie Eismark, Projektkonsulent i Helsingør Kommune.

WFP kan bruges mange steder

I Helsngør Kommune vil man snart indføre booking via WFP til private borgere, så de kan booke og betale for eksempelvis sportsbaner i ydertiderne. Dermed får kommunen deres faciliteter fuldt ud. Og ifølge Jannie Eismark, kan der på sigt blive tale om endnu flere tiltag:

“WFP er så fleksibelt, at det kan bruges mange forskellige steder. Både som styringsværktøj til faciliteter, aftaler mellem mennesker og booking af udstyr som for eksempel biler.”

Gladsaxe Kommune bruger WFP i flere forvaltninger i mange forskellige sammenhænge. Det er kommunens mål at bruge WFP alle de steder, hvor borgerne kan booke en tid hos kommunen.

I Gladsaxe Kommune har Borgerservice i flere år kørt med digital tidsbestilling. Her kan borgerne bestille tid til pas, kørekort, hjælp til pension og en lang række andre tilbud på kommunens hjemmeside eller på den digitale reception.
Therese Monrad, Digitaliseringskonsulent i Gladsaxe Kommune fortæller:

”Det gør en stor forskel for de borgere, der har travlt, at man kender sin tid, og at man er hurtigt inde og ude igen. På den måde bliver der også bedre tid til at vejlede de borgere, der har brug for mere hjælp.”

Book giftefogeden online

I Jobcentret bruger borgerne WFP’s digitale reception til at melde deres ankomst til de aftaler, de selv har booket via jobnet.dk, og de aftaler borgerne er indkaldt til via kommunens sagsbehandlingssystem. Medarbejderne kan på den måde få overblik over dagens aftaler og blive adviseret, når en borger møder op.

I Gladsaxe kan borgerne også booke en tid hos en giftefoged, eller en Borgerrådgiver, der kan agere mediator mellem borger og kommune for at sikre en konstruktiv dialog.

Booker aftaler med skolelærere

Gladsaxes Familie- og Ungecenter tilbyder hjælp til familier og unge, som oplever at være havnet i problemer, de selv har svært ved at løse. Her bruger medarbejderne WFP til at booke forløb med familierne og samarbejdspartnere for eksempel skolelærere.

På grund af WFP’s bookingbekræftelser og SMS-påmindelser, møder flere familier nu op til deres aftaler i Familie- og Ungecentret. Og hvor medarbejderne før brugte lang tid på at tjekke, om borgeren var ankommet, får de med WFP automatisk besked via email.

Gladsaxe Kommune bruger også WFP i sager om aktindsigt, da det er nemt at få overblik over hvilke møder, borgeren har haft med kommunen, og hvilken kommunikation borgeren har modtaget.

WFP i brug alle steder

Gladsaxe Kommune har senest indført WFP i Grønt IDÉcenter, som vejleder borgerne i miljørigtige handlinger.
Via WFP kan borgerne nu booke udstyr som fugtmålere og klimapistoler på kommunens hjemmeside. Og Gladsaxe fokuserer på genkendeligheden ved ét system, når man som borger skal booke tid hos kommunen.

Digitaliseringkonsulent, Therese Monrad, forklarer:

Vi har stor fokus på ”Én indgang til kommunen” – det skal være let for borgerne at komme i kontakt med kommunen lige meget hvilke forvaltning deres sag bliver behandlet i.”

Næste skridt er udlån af hjælpemidler fra kommunens hjælpemiddelcentral, og derefter skal WFP indføres i Gladsaxe Kommunes Ungeenhed, som giver råd og vejledning til unge under 30 år, der ikke er har et arbejde og en uddannelse. Her vil medarbejderne bruge WFP til at booke møder med de unge, og afdelingen har en forventning om, at WFP’s SMS-påmindelser vil gøre en stor forskel i antallet af unge, der dukker op til deres aftale.